Знакомство с проблемой: Когда поставщиков слишком много
Представьте компанию, которая закупает много разных товаров в Китае. Сначала все было просто, но со временем поставщиков становилось все больше и больше. И тут начались сложности. Менеджерам, которые отвечали за закупки, приходилось:
- Тратить кучу времени: Чтобы найти лучшего поставщика, нужно было написать десяткам компаний, потом собрать все их ответы (часто в разных форматах – кто в почте ответит, кто в мессенджере), сравнить цены и условия. Это отнимало часы, а иногда и дни.
- Путаться в общении: Переписка велась везде – в почте, в чатах. Вспомнить, о чем договорились с конкретным поставщиком по конкретному заказу, было сложно. Важная информация терялась.
- Тонуть в бумагах: Счета, договоры, накладные – все эти документы приходили по-разному и хранились в разных папках на компьютерах. Найти нужный документ быстро было почти нереально. Был риск что-то потерять или перепутать.
- Работать вслепую: Руководители не могли быстро понять, что вообще происходит с закупками: какие заказы в работе, есть ли задержки, кто из поставщиков надежнее.
В общем, царил хаос. Компания теряла время, деньги и нервы сотрудников. Стало ясно: так дальше нельзя, нужен порядок. И за этим порядком они обратились к нам, в Acw.digital.
Наше решение: Простая программа для сложных задач
Мы в Acw.digital внимательно выслушали клиента, разобрались во всех деталях их работы и поняли, что им нужна не просто какая-то стандартная программа, а специальное решение, сделанное именно под их задачи.
Мы разработали специальный сайт (или веб-программу), который стал единым рабочим местом и для менеджеров компании, и для их поставщиков из Китая. Можно назвать это CRM-системой, но главное – это удобный онлайн-инструмент, который решил все описанные выше проблемы.
Как это работает? Всё по полочкам:
Наша программа устроила все процессы так, чтобы было просто и понятно:
- Менеджер объявляет закупку: Нужно что-то купить? Менеджер заходит в программу и легко создает объявление (тендер): пишет, какой товар нужен, сколько штук, к какому сроку. Можно прикрепить чертежи или фото.
- [Картинка 1: Показываем, как менеджер легко создает новое задание на закупку в программе]
- Поставщики видят задание: Поставщики из Китая заходят в свой личный кабинет в этой же программе и видят все новые объявления о закупках, которые им доступны.
- [Картинка 2: Показываем личный кабинет поставщика – список заданий, на которые можно откликнуться]
- Поставщики предлагают свои цены: Заинтересовался поставщик? Он прямо в программе пишет, по какой цене готов поставить товар, сколько и когда. И сразу прикрепляет официальный счет (инвойс). Больше никаких писем и разных файлов!
- [Картинка 3: Показываем, как поставщик заполняет свое предложение и загружает счет]
- Менеджер легко выбирает: Программа сама собирает все ответы от поставщиков в одну удобную табличку. Менеджер видит все предложения рядом, сравнивает цены, сроки и выбирает самое выгодное.
- [Картинка 4: Показываем табличку, где менеджер видит и сравнивает все предложения от поставщиков]
- Программа сама всех оповещает: Никто ничего не пропустит! Система автоматически отправляет уведомления на почту: поставщику – что его выбрали, менеджеру – что пришел новый ответ, и так далее.
- Все документы – в одном месте и в порядке: Поставщик выиграл тендер? Отлично! Теперь он загружает в эту же программу подтверждение оплаты, а потом – документы об отгрузке товара. Все бумаги хранятся в одном надежном месте, привязаны к конкретному заказу, и их легко найти в любой момент.
- [Картинка 5: Показываем раздел, куда поставщик загружает документы об оплате и отгрузке]
Что изменилось к лучшему? Результаты говорят сами за себя:
После того как компания начала использовать нашу программу:
- Работа пошла быстрее: Весь процесс закупки, от объявления до выбора поставщика, стал занимать почти в два раза меньше времени!
- Появился порядок: Теперь всегда понятно, на каком этапе находится каждый заказ. Руководители видят всю картину целиком.
- Ошибок стало гораздо меньше: Автоматизация убрала рутинные задачи, где люди часто ошибались. Путаницы почти не стало.
- Документы находятся моментально: Нужен счет или накладная? Пара кликов – и документ найден.
- Работать стало приятнее: И менеджеры, и поставщики оценили удобство системы. Меньше стресса – лучше работа.
- Сотрудники занимаются главным: Менеджеры перестали тратить время на перекладывание бумажек и поиск информации, а смогли сосредоточиться на поиске лучших условий и новых возможностей.
Итог: Порядок в бизнесе – это просто!
Этот пример отлично показывает: даже если у вас сложный бизнес и много партнеров за границей, современные программы могут навести порядок и сделать работу намного проще и эффективнее. Команда Acw.digital помогла клиенту избавиться от хаоса в закупках, сэкономить время и деньги.
Столкнулись с похожими трудностями? Устали от путаницы в документах, долгого согласования с партнерами или просто хотите, чтобы ваш бизнес работал четче и быстрее?
Свяжитесь с нами в Acw.digital! Расскажите о своей задаче, и мы придумаем и создадим решение, которое подойдет именно вам.
